INVESTIGACIÓN O METODOLOGÍA DE TRABAJO DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS.

Concepto.

Las actividades de O y S pueden aplicarse al estudio de las organizaciones en su totalidad o a una unidad o procedimiento de ella. El trabajo de investigación puede abarcar a todo el sistema, o a un subsistema, de la  empresa.

Metodología

La metodología de investigación de O y S comprende una serie de etapas, donde podemos distinguir tres etapas básicas que se subdividen. Ellas son :

INVESTIGACIÓN:

• Definición de objetivo
• Reconocimiento o Pre diagnóstico
• Planeamiento y Organización de Tareas
• Presupuestación 
• Relevamientos de Datos  
• Análisis de Datos

DISEÑO:

• Diseño 
• Informe

PUESTA EN MARCHA:

• Implantación
• Evaluación y Seguimiento.

Estas etapas están  sumamente interrelacionadas por lo cual muchas veces se superponen, por ejemplo en la misma medida que recopilamos datos realizamos el análisis de los mismos.

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

El objetivo puede tener tres orígenes:

• A iniciativa del sector de Organización y Sistemas.
• A iniciativa de la línea a nivel operativo que solicita apoyo para solucionar  algún problema.
• Por pedido de los niveles gerenciales que solicitan mejoras en determinadas unidades o procedimientos

Si bien es cierto que a esta etapa se le denomina también “Mandato” este término sólo se ajusta cuando surge a iniciativa de los niveles gerenciales. De momento en que se presenta la necesidad de realizar un estudio por la unidad de O y S se deberá:

• Identificar cuáles son las causas de la investigación.
• Determinar las metas que se desean alcanzar.
• Definir el ámbito de trabajo (superior e inferior).
• Determinar las restricciones del trabajo (que es lo que debe hacerse, limitaciones legales, etc.)
• Condiciones que se deben imponer para una realización exitosa de la investigación (ejemplo libre acceso a la información). 

Causas de la Investigación

Las causas puedes ser de distinta índole, como ser:

• Costo. Se considera muy elevado en un sector o en la totalidad del sistema.
• Procedimientos. Que pueden ser muy complicados.
• Errores.  Se presenten en forma excesiva en alguna operación.
• Controles. Escasos, inadecuados, excesivos, que se entienda necesario modificar o incentivar.
• Nuevas Necesidades. Que surgen y hay que satisfacerlas.
• Información. Que llega con retraso, dificultades en las comunicaciones.
• Innovación. Que se desean hacer.
• Definir Tareas. Que tengan relación con descripciones de cargos, medición de trabajo, etc. que se hagan como paso previo para otra tarea.
• Decisiones Defectuosas. Tomadas en base a procedimientos vigentes.
• Atraso Permanente. En el cumplimiento del trabajo.

Determinación de Metas.

Establecemos metas tentativas, provisorias en una primera instancia, ya que no se contará con todos los elementos como para especificarlas, y durante el desarrollo de la tarea serán reajustados los objetivos.

Determinar el Ámbito de Alcnce.

Se debe determinar la amplitud del trabajo y la profundidad del mismo, po ejemplo hasta qué nivel de la estructura se va investigar y si se analizaran todos a algunos procedimientos.

Identificar las Restricciones.

Antes de comenzar el analista de O y S se planteará que restricciones existen como por ejemplo en cuanto a gastos o personas que no se puedan entrevistar, etc.

Condiciones Necesarias.

Se debe convenir con la Dirección de la empresa las condiciones para que la investigación tenga éxito.

RECONOCIMIENTO o PREDIAGNOSTICO.

Es un estudio preliminar que implica entrar en contacto con el mundo empírico, con el objetivo de la investigación.

Es el primer contacto donde no se va al detalle, es un estudio general.

El reconocimiento se hace para:

• Ver si el problema existe en relación con la meta que hemos fijado, si el objetivo de la investigación fue bien planeado.
•  Tomar contacto con los funcionarios para calificar el grado de colaboración.
•  Estimar el volumen de información que se debe obtener y qué tiempo nos va a demandar.
• En la medida en que se vayan viendo los problemas habrá que verificarlos, clasificarlos a efecto de fijar prioridades    

Información básica que se solicita.

• Documentos Constitucionales, legales y reglamentarios vigentes.
• Organigramas (si no lo hay habrá que redactarlo).
• Precisar los objetivos de cada sector.
• Manual de Funciones (para ver la forma de división del trabajo).
• Nómina del personal distribuido por el sector.
•  Datos del personal, capacitación, etc.
• Manual de Procedimientos que existan.
• Sistemas de control existentes.
•  Calidad del personal de supervisión.
• Documentos presupuestarios.
• Tipo de relaciones externas:  Público en general, clientela de la unidad u organismo. ŸUnidades de la empresa con quienes se relaciona. Que alimentan de información a la unidad y a los usuarios del producto que elabora la unidad.

 PLANEAMIENTO Y ORGANIZACIÓN DE LAS TAREAS.

Haremos el análisis de la información básica obtenida tratando de identificar la veracidad de los datos que nos han proporcionado. Es muy probable que los datos obtenidos a través de los manuales de funciones y procedimientos así como el organigrama sean una realidad teórica distorsionada por la realidad operativa y las relaciones informales.

En esta etapa tendremos que definir:

• Cantidad y calidad de información a recoger.
• Por dónde vamos a comenzar las actividades, es decir: Por sector: tomando como base un sector y analizar todos los procedimientos que se realicen en él. Por procedimientos: tomando como base un procedimientos y lo analizamos en el correr de todos sus pasos por los distintos sectores que lo comprendan.
• Etapas en que se dividirá la investigación y resultados esperados en cada una.
• Responsabilidad que se le asignará a los supervisores en los referente a seguimiento de la información, control de veracidad, etc.
• Informes periódicos sobre el avance de las tareas.
• Determinación de medios a utilizar para el relevamiento de la información. Estos medios pueden ser:    Entrevista personal. Encuesta escrita. Análisis de documentación. Observación.

  

La entrevista personal y la encuesta escrita nos permiten obtener información mientras que el análisis de documentos y la observación nos permita validarla.

PRESUPUESTACIÓN

Se deberá presupuestar el costo de la realización de la investigación ya sea este trabajo realizado por una unidad externa como interna.

Los costos a tener en cuenta son:

• Honorarios de profesionales analistas, capacitadores, etc.
• Materiales (informes, impresión de formularios, materiales para la capacitación de personal, etc.
• Gastos generales
•  Gastos de implantación del nuevo sistema.

       

RELEVAMIENTO.

La información a reunir en esta etapa tiene relación con el planeamiento y definición de objetivos.

Como ya hemos visto, los medios de recopilar información son las entrevista personal y la encuesta escrita. Estos medios cuentan con ventajas y desventajas que pasaremos a detallar.

Entrevista Personal

Ventajas:

1. Flexibilidad en su desarrollo.
2. Oportunidad de entrar en contacto personal con los funcionarios.
3. Se puede obtener información adicional importante

Desventajas

1. Costo muy elevado por la cantidad de horas-hombre analista.
2. Tiempo que insume cada una y en total si se trata de un trabajo de magnitud.

Encuesta Escrita

Ventajas:

1. Rapidez con que se obtiene la información.
2. Posibilidad de aplicar a un gran número de personas

Desventajas:

1. La gente no reproduce con fidelidad sus operaciones.
2. Se obtiene la información que se ha solicitado y no más
   
   

Cuando se realiza una entrevista es conveniente destacar cual es la mejor postura del analista para el mejor logro:

• Escuchar más que hablar.
• Tratar de averiguar algo acerca del entrevistado.
• Determinar el tiempo a destinar a cada entrevista.
• No criticar sistemas y procedimientos vigentes.
•  No adelantar soluciones.
• No entrevistara funcionarios sin antes haber obtenido autorización de su superior.
• Fijar día y hora de entrevista tratando de que no resienta el trabajo habitual.

        Alcance de la Investigación.

Va a variar según los problemas planteados y el tipo de  organización. Pero hay datos generales a analizar que deberemos siempre tener en cuenta

1. Objetivos de las Unidades.-Se deberán dejar establecidos por escrito los objetivos de las unidades de la organización así como los procedimientos; los cuales se compararán con la lista de actividades para asegurarse de que cada unidad los esta logrando y contribuyendo al logro del objetivo general
   
   
2. Estructura de la Organización.- Se estudiará el organigrama de la institución comparándole con la realidad existente en lo que tiene que ver con las relaciones entre las distintas unidades. Si no lo hubiera se confeccionará uno con los datos que nos proporcionen el cual podrá estar sujeto a cambios al final de la investigación
3. Funciones asignadas y Responsabilidades Asumidas.- Muchas veces resulta difícil precisar las funciones y responsabilidades de cada empleado, ellos generalmente no lo tienen claro o no lo saben explicar claramente. Cuanto más alto es el nivel jerárquico del trabajador más le cuesta definir sus funciones y responsabilidades debido a que la mayor parte del tiempo se dedica a actividades de difícil medición y registración. Si existe en la organización una lista con las funciones y responsabilidades nos servirá como punto de partida para comparar con los hechos. Ya que es habitual encontrarse con diferencias entre los trabajos asignados formalmente y los que se desarrollan en la realidad.
   Es de gran importancia determinar el grado de delegación de autoridad que se da en cada unidad. Tenemos que tener presente que la delegación de autoridad motiva al personal permitiendo que este ejerza la iniciativa.
4. Procedimientos que se realizan y Formularios que se utilizan.- Tanto los procedimientos administrativos como los fabriles se deberán estudiar con el fin de determinar sin los mismos son correctos o se pueden mejorar o simplificar. El estudio de procedimientos conlleva el estudio de formularios, dado que éstos deben diseñarse en función de los procedimientos.
5. Registros que se llevan.- Los registros son información que puede ser utilizada por más de una unidad de la organización por lo que tendremos que tenerse en cuenta el objetivo, el valor y necesidad de las anotaciones que se deban hacer para que esa información pueda se útil.
6. Volumen de trabajo, Tiempo que se invierte y Frecuencia. No sólo debemos conocer las actividades desarrolladas dentro de la organización y la forma en que se efectúan los trabajos, sino también debemos saber con qué frecuencia se realizan, el volumen y el tiempo que insume la ejecución y los costos.Para lo cual es necesario saber:
   • Cantidad de trabajo que ingresa, que egresa y que se encuentra atrasado dividido de acuerdo con los tipo de trabajo que se desarrollen.
   • Cantidad de personal que desarrolla las actividades, dividido por sectores.
   • Tiempos empleados, parciales y totales, en las actividades tanto en circunstancias normales como extraordinarias. 
   • Tiempo invertido en las principales fases del proceso por ejemplo en preparación, transporte, etc.
   • Costos en cuanto a personal, equipos, materiales, en un trabajo específico o total en un tiempo determinado.
   •  Frecuencia y periodicidad de los procedimientos.
7. Condiciones en que se realiza el trabajo y Equipo que se utiliza.  Las condiciones físicas de trabajo, es decir, el local, los equipos, la distribución, se deben tener en cuenta dado que influyen en la eficiencia hay que tener en cuenta el estudio de la economía de movimientos
   
   
8.  Necesidades del público o usuarios. Los procedimientos a seguir en lo que tiene que ver con los trámites no sólo se deben estudiar desde la óptica de quienes lo llevan a cabo  sino también de los usuarios.

ANÁLISIS

En esta etapa tendremos que tener presente estos cuatro preceptos:

• No aceptar nada como verdadero si no se prueba con certeza su autenticidad. Deberemos realizar un análisis objetivo de los hecho, de las personas, etc. sin ningún tipo de influencia.
• Dividir cada una de las dificultades que se examinan en tantas partes como sea posible y necesario para su mejor solución. La dificultad es sinónimo de complejidad. Por lo que deberemos limitar el problema a una sola alternativa, una decisión entre dos posibilidades (si – no).
• Llevar un orden, yendo de lo más simple a lo más complejo. Debemos ir de lo particular a lo más general.
• Realizar constantes revisiones para no omitir nada. No debemos omitir nada, examinar todo, tener un conocimiento completo y detallado y también contar la cantidad y el número de casos.   

DISEÑO

La presentación del nuevo diseño se hace en términos generales, no se entra en detalles. Se presentan uno o varios diagramas del nuevo sistema.

En el diseño vamos a tener:

• Recomendaciones de eliminación de procesos o de pasos en el proceso que se consideren innecesarios.
• Recomendaciones de adicionales, de pasos adicionales en un proceso o de un formulario adicional a incluir.
• Recomendaciones de modificaciones en los procesos, formularios, registros, etc

 INFORME

En esta etapa el analista presenta sus conclusiones a la Dirección. Deberá asegurarse de que se comprenda claramente la idea y especificando los beneficios que se esperan obtener.

El informe puede presentarse en forma verbal o escrita según la magnitud de la investigación. De ser escrita puede hacerse en forma de memorando general o informe inextenso.

IMPLANTACIÓN

La implantación se debe hacer de forma gradual para ver si presentan dificultades, las que deberemos corregir con el fin de lograr con éxito la puesta en marcha de los cambios.

La forma de hacer una implantación es mediante una prueba piloto, explicando previamente a los empleados las nuevas tareas que deben ejecutar.

Si esta experiencia presenta dificultades deberemos hacer las correcciones necesarias. Si por el contrario funciona bien haremos la implantación masiva haciendo una puesta en paralelo de ambos sistemas el vigente y el propuesto. Para luego ir mediante un plan establecido realizando la transferencia  del sistema vigente al propuesto así como un retiro gradual del sistema actual.

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Pasada la etapa de implantación, se entrega a la línea para que continúe, pero generalmente en este pasaje aparecen desajustes por lo que la unidad de O y S brindará apoyo.

Después de esta etapa, los analistas realizarán una evaluación general.