ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS.

Concepto.

Procurando un mayor grado de eficiencia, así como un mayor nivel de productividad en el trabajo, se ha ido elaborando principios y teorías.

Este movimiento fue sustentado por dos corrientes: el “TAYLORISMO” y el “FAYOLISMO”, pero dado que las técnicas desarrolladas por Taylor y Fayol están dirigidas fundamentalmente a las actividades industriales, fue necesario adaptarlas al campo administrativo.

De esta adaptación al campo administrativo surgió un conjunto de principios y de normas que se conocen actualmente como técnicas de ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS.

Las técnicas de O y M se desarrollan rápidamente en la industria, y el mundo de los negocios y las empresas han venido creando dentro de las estructuras unidades dedicadas al mejoramiento administrativo.

Uno de los principales referentes que utiliza O y M son los principios establecidos por la ciencia de la administración, como por ejemplo: Principio de Unidad de Mando, de Ámbito o Área de Control, etc.

El nombre clásico de O y M ha ido cambiando, siendo los más comunes RACIONALIZACIÓN u ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS.

Definición

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS ES LA FUNCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN QUE SE OCUPA DE ANALIZAR LOS PROBLEMAS DE ESTRUCTURA Y PROCEDIMIENTOS DE UNA EMPRESA A FIN DE SOLUCIONARLOS, PARA EL LOGRO DE OBJETIVOS DEFINIDOS.

Funciones de la Unidad de O y S 

Las funciones de O y S han sido descriptas de muy diversas maneras, siempre en torno al concepto funcional de asesoría. Algunas de ellas son:

1. Preparar un plan de organización y mantenerlo actualizado, adaptándolo a las nuevas necesidades
2. Revisar y diseñar las estructuras organizativas, de forma que se logren los fines de la institución en la manera más efectiva.
3. Analizar y proponer mejoras de métodos y procedimientos.
4. Colaborar con los técnicos competentes (Arquitectos e Ingenieros) en los estudios de distribución de plantas e instalaciones físicas de oficinas.
5. Realizar evaluaciones previas a la adquisición y durante la utilización de mobiliario, máquinas y demás equipos de oficina.
6. Fomentar la normalización administrativa, elaborando manuales de organización y funciones, sistemas y procedimientos.

Características.

Las actividades de O y S se basan en CONVENCER y no imponer, para ello se debe:

• Dar participación en los estudios
• Respetar las opiniones de las personas afectadas directamente por los cambios.
• Demostrar claramente las ventajas que pueden derivarse de los cambios.
• Crear un clima favorable hacia la aceptación del cambio, reconociendo la importancia del elemento humano en toda situación de cambio.    

Alternativas respecto a quién realiza las Funciones de O y S

Las funciones de O y S pueden ser desarrolladas a través de una Asesoría Interna o Externa

ASESORÍA EXTERNA (cuando la organización contrata asesores externos, Técnicos que no pertenecen a la empresa)

Ventajas

• Objetividad e independencia de criterios por no ser empleados de la empresa.
• Alta especialización y experiencia en O y S por conocimiento de otras empresas
• El asesor externo puede llegar a ejercer mayor influencia para que se acepten sus sugerencias por su reconocida idoneidad en la materia.

Desventajas

• No conoce la realidad de la empresa. Necesita tiempo para interiorizarse.
• Su costo es oneroso para la empresa, el empresario trata de desprenderse rápidamente del asesor externo, aún antes de la puesta en práctica de las sugerencias. Hay que tener presente que siempre es conveniente que el asesor este presente en la puesta en práctica.
• Van ser mucho más resistidos por el personal.

ASESORÍA INTERNA (la unidad está dentro de la organización, los Técnicos pertenecen a la empresa)

Ventajas

• Dicha unidad se dedica "full time" a la tarea de O y S.
• Existe un buen conocimiento de la empresa por parte del personal obocado a las tareas de O y S.
• Puede participar en todas las etapas del proceso, desde el estudio hasta la implantación y seguimiento de los cambios.

Desventajas

• Puede haber pugna de intereses.
• Puede haber dificultades por la falta de experiencia, conocimiento de otras empresas.

De lo expuesto surge como la solución más conveniente, siempre que el tipo de empresa lo amerite por su tamaño, cantidad de empleados, la creación de una unidad de O y S ya que la reorganización administrativa es un proceso constante de mejora, es un proceso de funcionamiento continuo.

No se trata sólo de curar sino también de prevenir.

Ubicación Jerárquica y sus Relaciones.

La unidad de O y S debe ser ubicada en la estructura de la empresa al mayor nivel ejecutivo, en relación directa de dependencia de la Gerencia General o Administrador General de la empresa ya sea privada o pública.

En cualquiera de los casos tendrá carácter exclusivamente asesor.

Se recomienda la ubicación a ese nivel para que su acción pueda desarrollarse sin tropiezos. Si se le ubicara en niveles más bajos, ya sea a nivel de división o departamento, su área de acción se reducirá exclusivamente a esta unidad.

Pero se puede tener una unidad de O y S a nivel de la Gerencia General y otra unidad de O y S a nivel de divisiones en donde están ubicadas, pero funcionalmente, técnicamente, recibirán lineamientos de la unidad ubicada