lunes, 1 de agosto de 2011

PLANIFICACIÓN

“Ningún viento es favorable para el que no sabe a donde va”
                   Séneca


Concepto.                         
Es una función que realiza toda persona y que consiste en la toma de decisiones que afectaran en el futuro.

Definición.
  • Es un proceso racional
  • Condicionado por  tiempo e información
  • Proyectado al futuro
  • Mediante el cual se determina: que medios son necesarios y de que manera deben ser utilizados para alcanzar los OBJETIVOS.


Naturaleza o Propósitos de la Planificación
  • Contribuir a los Objetivos facilita el logro de los objetivos de la empresa a través de los planes.
  • Primacía de la Planificación – la planificación precede a la ejecución de las otras funciones (organización, dirección, coordinación y control) que están para sustentarla en el cumplimiento de los objetivos. Si bien todas las funciones se mezclan en la práctica la planificación es única ya que establece los objetivos necesarios para todos los esfuerzos del grupo.
  • Extensión de la Planificación – la planificación debe darse en todos los niveles de la organización.
  • Eficiencia de los Planes – se mide por el monto de contribución a los objetivos como compensación de los costos y otras inesperadas consecuencias requeridas para formularlo y hacerlo funcionar

 Importancia de la Planificación
  • Contrarrestar la Incertidumbre y el Cambio – es necesaria porque el futuro es siempre incierto; esto obliga al dirigente a estar atento para introducir los cambios necesarios en los planes que permitan lograr los objetivos.
  • Concentración de Atención en los Objetivos – toda planificación se orienta al logro de los objetivos.
  • Debe ser Económica – tiende a reducir los costos al mínimo; los planes dan lugar a esfuerzos eficientes y coordinados.
  • Esencial para el Control – no se puede controlar los logros si no hay una planificación.

  
Periodo de la Planificación

En una empresa puede haber planes de corto, no más de un año, mediano, entre uno y tres años, y largo plazo, más de tres años. Esto dependerá de las diferentes necesidades que la organización enfrente, de la estabilidad del medio donde se mueva, etc. Es decir que en una empresa podrá haber  planificaciones con diversos períodos para diferentes asuntos.

Para lo cual se tendrá que tener en cuenta una serie de principios y elementos:
  •  Período de Compromiso. Debe existir una lógica para la elección del período adecuado para la planificación, para que ésta puede cumplirse. Y el período dependerá también de la flexibilidad que se le dé al plan.
  • Coordinación de los Planes a corto y largo plazo. Los planes a corto plazo colaboran con el logro de los objetivos a largo plazo. Los directivos de la organización deben examinar atentamente las decisiones para que estén de acuerdo con los planes de largo plazo.
  • Principio de la Flexibilidad.  La flexibilidad tiene la capacidad de cambiar un plan o adaptarlo sin costos ni fricciones permitiendo llegar al logro del objetivo.
  • Principio de Cambio de Rumbo. Este principio, diferente al de flexibilidad, aquí se hará la revisión automática de los planes. Es decir que el Administrador deberá permanentemente vigilar su curso y diseñar los planes para llegar a las metas deseadas.

 Etapas de la Planificación
  • Establecimiento de Objetivos. Lo primero que hay que establecer en la planificación es el objetivo que se desea alcanzar. Éste debe ser:                                                                                                CLARO, debe estar definido y ser preciso.                                                                          CONCISO, debe ser breve.                                                                                         CONCRETO, debe estar reducido a lo más esencial.
  • Establecimiento de Premisas. Las premisas son supuestos, previsiones que se deben hacer sobre cosas que puedan suceder.
  • Búsqueda y Examen de Líneas de Acción Alternativas. Se deberá buscar caminos alternativos para lograr llegar al objetivo.
  • Valoración de las Líneas de Acción Alternativas. Se analizarán los puntos débiles y fuertes teniendo en cuenta las premisas y las metas.
  • Selección de una Vía. Aquí se adoptara el plan a seguir.
  • Formulación de Planes Derivados. Aquí es el punto donde se debe tomar una decisión. Existen planes derivados en una planificación que van a sustentar el plan básico.

 Tipos de Planes.
  • Propósito o Misión. Lleva a la identificación de la tarea básica para la cual fue creada la empresa.
  • Objetivos. Representan no solo el objetivo final sino el fin al que se encamina la organización, la integración del personal, la dirección y el control.
  • Políticas. Constituyen declaraciones o interpretaciones que guían o encausan el pensamiento para la toma de decisiones.
  • Procedimientos. Establece el método a seguir en forma obligatoria para realizar las actividades.
  • Estrategias. Es la determinación de objetivos a largo plazo.
  • Reglas. Describen acciones especificas requeridas o no permitidas sin dar libertad de acción.
  • Programas. Son políticas, metas, procedimientos, etc. para lograr un objetivo que generalmente tienen el apoyo de presupuesto.
  • Presupuesto. Es la declaración de resultados esperados expresados en números.

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